Mô hình quản lý Kaizen

Mô hình quản lý Kaizen là gì?
Kaizen (改善) là triết lý quản lý đến từ Nhật Bản, có nghĩa là “cải tiến liên tục”.
Xuất phát từ sau Thế chiến II, Kaizen được các tập đoàn Nhật như Toyota, Canon, Honda áp dụng → giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, năng suất lao động và giảm lãng phí.
👉 Cốt lõi của Kaizen:
Cải tiến từng bước nhỏ, liên tục thay vì những thay đổi lớn, đột ngột.
Mọi nhân viên đều tham gia – từ lãnh đạo đến công nhân.
Tập trung vào loại bỏ lãng phí (Muda) và tối ưu quy trình.
🔹 Mô hình quản lý Kaizen vận hành như thế nào?
Mô hình Kaizen thường xoay quanh chu trình PDCA (Deming Cycle):
P – Plan (Lập kế hoạch):
Xác định vấn đề / điểm cần cải tiến.
Đặt mục tiêu rõ ràng.
D – Do (Thực hiện):
Triển khai giải pháp cải tiến ở quy mô nhỏ.
C – Check (Kiểm tra):
Đo lường kết quả, so sánh với mục tiêu.
A – Act (Hành động):
Chuẩn hóa giải pháp hiệu quả.
Nếu chưa đạt, quay lại bước Plan để điều chỉnh.
👉 Chu trình này được lặp đi lặp lại liên tục → tạo sự cải tiến bền vững.
🔹 Nguyên tắc cơ bản của Kaizen
Loại bỏ lãng phí (7 loại lãng phí): sản xuất dư thừa, chờ đợi, vận chuyển, thao tác thừa, tồn kho, sản phẩm lỗi, thừa tài năng.
Tập trung vào con người: khuyến khích ý tưởng từ nhân viên.
Quản lý trực quan: sắp xếp, trực quan hóa quy trình (5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke).
Cải tiến nhỏ nhưng đều đặn: thay đổi từng bước, dễ áp dụng và ít tốn chi phí.

Cách thức thực hiện tại một doanh nghiệp:
Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen
Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,… Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp từ các cấp từ CEO cho tới nhân viên. Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải
Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn. Đừng quên thu thập phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có được cái nhìn tổng quan hơn.
Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề
Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.
Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen
Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong doanh nghiệp. Xuyên suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.
Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp
Từ các thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.
Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp
Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể doanh nghiệp sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.
Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa
Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

Ví dụ Kaizen trong thực tế
Toyota: khuyến khích công nhân dừng dây chuyền khi phát hiện lỗi, từ đó cải tiến ngay.
Doanh nghiệp nhỏ: sắp xếp lại kho hàng để tiết kiệm thời gian lấy sản phẩm.
Văn phòng: dùng phần mềm quản lý công việc thay vì giấy tờ rời rạc.

✅ Bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng Kaizen
Kaizen cần được đo lường và đánh giá: Để đảm bảo Kaizen được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chí đo lường, đánh giá cụ thể. Việc đo lường, đánh giá giúp doanh nghiệp xác định được những điểm cần cải tiến, điều chỉnh phương pháp thực hiện Kaizen.
Kaizen là một hành trình dài: Cải tiến là một quá trình liên tục, không có điểm dừng. Doanh nghiệp cần kiên trì, nỗ lực thực hiện Kaizen trong suốt quá trình hoạt động của mình.
Kaizen cần sự tham gia của tất cả mọi người: Kaizen không chỉ là nhiệm vụ của một cá nhân hay một bộ phận mà là trách nhiệm của cả tập thể. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người đều được khuyến khích đóng góp ý kiến, tham gia vào quá trình cải tiến.
Kaizen cần sự hỗ trợ của lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy, hỗ trợ việc áp dụng Kaizen. Lãnh đạo cần tạo ra một tầm nhìn rõ ràng, truyền cảm hứng cho nhân viên, cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện Kaizen.
Tóm lại: Mô hình quản lý Kaizen là hệ thống quản trị tập trung vào cải tiến liên tục, mọi người tham gia, và loại bỏ lãng phí, dựa trên chu trình PDCA.
=> Tham khảo phần mềm quản lý Base.vn đã tích hợp các bước quy trình để thực hiện mô hình